ERP sistemleri bilgi yönetimini sağlamayı hedefler. ERP yazılımına ve bilgiyi yönetmeye ihtiyacınızın olmadığı durumlarda olabilir. Şirketinizi emir – komuta düzeninde yönetebiliyor, sabah geldiğinizde bir bakışta ne olup bittiğini anlayabiliyor, belli bir büyüklüğün üzerine çıkmak istemiyor, ailenizden kimseye devretmeyecek, satmayı düşünmeyecek, kayıplarınızı kat kat karşılayacak kadar kazançlı bir işe sahipseniz, içinde bulunduğunuz tedarik zinciri sizi hiç bir şeye mecbur etmiyor ise sizin ne ERP sistemine ne de başka bir yönetim aracına ihtiyacınız olmayabilir.
Eğer bazı şeyler umurunuzda değil ise veya bireysel ustalığa dayanan bir işiniz var ise, örneğin bir ressam veya kapısında sıra oluşan bir ızgaracı iseniz yönetim düzenleri, operasyonel iyileştirmelerin sizin ilgi alanınızın dışında olması çok normaldir. Çünkü rekabet ve değişmekte olan iş ortamının dışındasınız; ne mutlu size.
Ama çoğumuz bu durumda değiliz.
Şirketimizi daha hızlı çalışmaya zorlayan müşterilerimiz, benzer ürünü bizden daha az fiyat ile satmaya razı rakiplerimiz, içinde bulunduğumuz tedarik zincirinin bizden beklediği iş yapma biçimi ve kurallara uyum sağlamış olmak karar verme sistemimizin üzerinde baskı oluşturur. İşte bu baskı şirketimizi eskiden olduğu gibi emir – komuta ile yönetebilmemizi imkansız hale getirir. Bundan sonra “bilgi ile yönetilen bir şirket olmalıyız” gerçeği farklı isimler veya yöntemler ile kapımızı çalar.
Şirketiniz nasıl ayakta kalacak
Şirketinizin ayakta kalması, yaşamını başarı ile sürdürebilmesi için iki eksende çalışması gerekir:
- Stratejik planlama, rekabet stratejisi ve pazarlama stratejisi
2. Operasyonel iyileştirme ve bilgi yönetimi
ERP sistemleri operasyonel iyileştirme ve bilgi yönetimi kategorisine giren faaliyetlerde, özellikle bilgi yönetiminde kullanılması gereken araçtır. Elbette üzerinde konuşulması gereken oldukça fazla sayıda yöntem ve uygulama var; ancak bunların hiç birisi “bilgi yönetimi” konusuna ERP kadar katkıda bulunmaz. Dolayısı ile ERP sistemi şirketin bilgi sisteminin omurgasını oluşturur, bu nedenle kritiktir.
Şirketinizin rekabet gücü bilgi ile çalışıp çalışmamasına bağlıdır
Şirketinizin bilgi ile çalışıp çalışmadığını anlamak için iki göstergeye bakabilirsiniz.
- Organizasyonunuzun hiyerarşik derinliği.
Şirketinizde üst yönetimden aşağıya doğru kaç seviye oluştuğuna bakmalısınız. Bilgi ile çalışan bir şirket iseniz hem çok derin olmamanız gerekir hem de “nasıl azaltılır” projelerinin gündemde olmaları beklenir. Örneğin yüzlerce kişinin aynı anda performans sergilediği senfoni orkestraları iki seviyedir, orkestra şefi ve müzisyenler. ERP projelerinin hedeflerinden biri var olandan daha yassı bir hiyerarşik düzene sahip olmak olmalıdır. ERP projeleri ile uygulamalar derinleşmeli, hiyerarşiler yassılaşmalıdır.
- Çalışanların etraflarından aldıkları sinyal ve geri besleme ile kendi performanslarını düzenleyebilmesi.
Çalışanlarınız emir almayı ve şöyle yap denmesini beklemeden harekete geçip kendi yapmakta oldukları işleri iyileştirebiliyor ve değişen şartlara ayak uydurabiliyor ise şirketiniz bilgiyi kullanabiliyor demektir. Bu tip durumlar nadir vakalar dışında (çok iyi bir yöneticinin eli ile her şeyi düzeltiyor olması) şirketin şeffaflaşması ve süreçlerin standartlaşması ile mümkün olur. ERP sistemlerinde bilgi tek merkezde toplanır. Tek merkezde toplanan bilginin kullanılması için farklı birimlerin ERP sistemi içinde zamanında, doğru bilgi girmesi gerekir. Diğer bir değiş ile, insanlar işlerini yapmak zorundadır ve yapmazlar ise ERP sistemi içinde hemen açığa çıkarlar.
Verimli ve hızlı olabilmek için yassılaşmak bir çözümdür
Bilgisayarları ve ERP sistemlerini daha etkin kullandıkça şirketlerin hiyerarşik derinliği de azaldı, yassılaştılar.
Peki bu nasıl gerçekleşti?
Klasik ve eski örgüt yapısı içinde bulunan yöneticiler karar verici olmak yerine akışı yönlendiren insanlardır. Yukarıdan gelen komutu sistemin içine “iterek” gerçekleşmesini sağlama görevini yerine getirirler. Bu işi bilgisayarlar daha iyi yapabilir hale geldikçe bu tür yöneticilere gerek kalmadı. Süreçler yenilendi, kısaltıldı, içine bilgisayar kontrolü, merkezi izleyebilme imkanları yerleştirildi.
Örneğin bugün merkezde oturan birisi yüzlerce kişinin yapması gereken işleri, gecikenleri, bitenleri, yeni problemleri izleyebilir. Bilgisayarlar bunların arasında önemli olanları süzebilir, işi yapması gerekenler ihtiyaç duydukları bilgiye anında ulaşarak “işin gereğine” karar verebilir. ERP ile şirketlerin önüne açılan yassılaşma imkanı, onları daha az insanla daha hızlı çalışabilen organizasyonlar haline getirdi.
Elbette herkesi değil, şirketini bilgi ile yönetmeyi strateji olarak benimseyenleri.
Artan rekabet ve zorlayıcı koşullar ERP sistemlerine olan ilgiyi arttırmaya devam edecek
Her şeyin ortaya çıkmasını sağlayan bir süreç vardır, en azından biz böyle biliyoruz.
Bugün içinde bulunduğumuz ekonomik koşullar herkesi daha az kaynak kullanarak daha çok iş yapmanın yolunu bulmaya mecbur ettiği için ERP uygulamaları ortaya çıkmıştı. Maliyet azaltma, müşteriye çabuk cevap verebilme, büyük şirketleri az sayıda insan ile yönetebilme isteği arttıkça ERP sistemlerine olan ihtiyaç da artmaya devam edecek; giderek daha çok çalışan tarafından coğrafya bağımsız kullanılabilmesi, kolay anlaşılıp öğrenilebilmesi, az ve öz raporlar üretebilmesi, gerektiğinde en alt detaya hızlı inebilmesi kapsadığı alanı genişletecektir.
ERP sistemleri ile süreçler standartlaşacak ve insan ihtiyacı farklılaşacak. Bu değişimi kaçıranlar yüksek maliyetlere katlanacak ta ki müşterileri onların yüksek fiyatlarını kabul etmeyene kadar.
ERP sistemleri niçin yeni yöneticilerin öncelik listesinde olmalı?
- ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemi şirketin iş akışını yönlendirebilecek en temel araçtır. Oluşturulan bilgi sistemi sayesinde işinizi daha doğru ve daha hızlı gerçekleştirebilir, daha az emek harcayarak standartlarınızı koruyabilirsiniz. Bu sayede zor zamanları daha az yara alarak iyi zamanları ise yüksek büyüme temposu ile geçirmeniz mümkün olur.
- ERP sistemi kullanmayan şirketlerde herkes başının çaresine bakacağı için bilgi adacıkları oluşur, bir biri ile anlaşamayan bilgisayar programları ortalığı sarar. ERP bu gelişmeye engel olur.
- ERP sistemi şirketin büyümesini daha sorunsuz hale getirir. Birden fazla noktada aynı anda iş yapabilmenizi sağlar.
- ERP sistemi yöneticilerin listesinde olmaz ise bilgi işlemin listesine girer. Bu şekilde şirketin başarılı bir ERP uygulaması gerçekleştirmesi çok zordur, ERP herkesin işi olmalıdır.
- Başka türlü bilgiye ve ilişkilerine ulaşamazsınız halbuki şirketinizi bilgi ile yönetecek iseniz önce bilgiye ulaşmanız gerekir.