Freedom ERP kullanmakta olan Özdoku firmasında gerçekleştirilen “Çeki Listesi” uygulaması her gün harcanan saatleri dakikalara indirdi. Bu uygulamadan hem Özdoku hem de Özdoku’nun çalıştığı gümrükleme firması avantaj sağladı.
Uygulamayı Özdoku firmasının hem ERP hem de Sevkiyat Sorumlusu olan Mesut Aytuğ’dan dinleyelim :
Çarşamba ve Cuma günleri gümrüklerin çıkış günüdür. Bu günler, hem bizim gibi ihracatçı firmalar hem de gümrükleme firmaları için çok yoğun olur. Bildiğiniz gibi her sipariş acildir ve ihraç olacak ürünler son gün, son dakikada hazır olurlar. Cuma günleri ortalama 15 çıkış yapıyoruz ancak bazen 35-40 çıkış da olabiliyor.
Bildiğiniz gibi her ihracat için 3 evrak gerekir, bunlar çeki listesi, fatura ve yükleme talimatlarıdır. Bunların en çok zaman tutanı çeki listesidir, hazırlandığında bizim için işin % 70′i bitmiş demektir. Bugüne kadar çeki listesini Excel kullanarak hazırlıyorduk, ben de 2 sene yaptım. İyi derecede Excel kullanan birisi zorlanarak günde 35-40 ihracat yapabilir, tabi bu bizim firma için geçerli. Bazen başka şirketlerde çalışan arkadaşlarımdan 3 ihracat için 3-4 kişinin gün boyunca çırpındığını da duyuyorum. Temel Teknoloji ile yapılan çalışma sonucu hazırlanması yarım saat süren bir evrak artık 2-3 dakika içinde hazır oluyor, bunu net olarak söyleyebilirim. Böylece en yoğun günümüzde işimiz 2 saat içinde bitiyor.
Bu çalışma gümrükleme şirketimizin de işini kolaylaştırdı, benim çalıştığım müşteri temsilcisi 2-3 müşteriye bakıyor ve bir anda 50-60 ihracat dosyası ile uğraşmak zorunda. Bizim bilgi işlem onlar için Freedom ERP içinde bir rapor yaptı, faturayı excel dosyası haline getiriyor, dosyayı gümrükleme şirketine gönderiyoruz onlar da kopyalayıp kendi sistemlerine süratle aktarabiliyorlar.
Tabii bir de işlemler el değmeden yapıldığı için hata yapma ihtimalini de azaltmış oluyoruz.
Sistemin öncesi ve sonrasını Özdoku’dan Yakup Yavuz anlatıyor;
Temel Teknoloji ile beraber hazırladığımız Freedom ERP Çeki Listesi uygulamasından önce :
1. Çeki listesi alınıp metre bilgileri ile beraber ihracat operasyonunu yapacak kişiye e-posta ile gönderiliyor. Bu işlem esnasında pazarlama ve satış bölümünden de bilgi istendiği için işler uzayabiliyordu.
2. Operasyonu yapacak kişi bunları Excel’e yazıp fatura, çeki listesi ve yükleme talimatlarını hazırlıyor. İş bittiğinde sonuçlar tekrar sevkiyat bölümüne e-posta ile geri gönderiliyor.
3. Sevkiyat bölümü bu hazırlığa bakarak kumaşların irsaliyesini hazırlıyordu .
Çeki listesi uygulamasından sonra :
1. Uygulama için sadece sipariş numarası yeterli, bu uygulamada bütün bilgiler sipariş sisteminde olduğunu için fatura, çeki listesi ve yükleme talimatı 2-3 dakika içinde hazır oluyor.
Yaptığımız bu değişiklik sonucunda işlemler 1 kişi tarafından yapılabilir hale geldi, bu sayede karışıklık olma ihtimali de azaldı.
ÖZDOKU Hakkında :
1970′li yılların sonunda Sultanhamam’da kurulmuş olan şirketimiz, bugün 7.000 m2 kapalı alanda ve 700.000 mt/Ay üretim kapasitesi ve 200′ün üzerinde çalışanıyla Türkiye’nin önde gelen dokuma kumaş üreticilerindendir.
Özdoku Tekstil ürünleri; bilgi, deneyim, geçmişten gelip günümüzle bütünleşen tecrübesiyle ve teknolojisiyle kaynaşmış ve gelişmiş bir sentez olarak konfeksiyon üreticilerinin beğenisine sunulmaktadır.
Firmamızın amacı; dokuma kumaş sektöründe konumumuzu koruyarak iç ve dış piyasaya kaliteli ürünlerini ve hizmetlerini sunmaktır.
Firmamızın vizyonu; insan sağlığına ve çevreye önem veren, mamülun girdisinden çıktısına, müşterilerinden, iş ortaklarına ve yan sanayiye kadar zincirin tüm halkasında mükemmelliğe ulaşmayı hedefleyen ve bu yönde kendini geliştirmeye çalışan şirketimiz, tercih edilen ve güvenilen bir marka olmak ÖZDOKU TEKSTİL’in en büyük hedefidir.