Satış ve Sevkiyat Yönetimi
ERP Yazılımı içinde Fiyatlandırma
Farklı amaçlar için fiyat listeleri oluşturmak, koşullara bağlı olarak bunları değerlendirmek satış esnasındaki işlemlerinizi hızlandırır. Örneğin müşterilerinizi gruplayarak onların siparişlerini (faturalarını) önceden belirlediğiniz fiyat listelerine göre otomatik olarak değerlendirebilirsiniz.
Şartlar bazen daha karışık da olabilir; örneğin bir müşteri ile uzun süreli tek bir liste üzerinden anlaşma yapmış olabilirsiniz, bu durumda genel fiyat listelerindeki değişim o müşterinizi etkilememelidir veya müşterileriniz farklı ürün gruplarını farklı iskontolar ile satın alıyor olabilirler.
Freedom ERP sisteminde bu koşulları tek bir tabloda işleyebilirsiniz. Bu sayede sipariş alırken veya fatura hazırlarken hiç zaman kaybetmeden, doğru sonuçlara ulaşabilirsiniz.
ERP Sisteminin özellikleri
*Sınırsız sayıda fiyat listesi oluşturma imkanı
*Fiyat listesini % x arttırma veya eksiltme
*Farklı satış birimleri için ayrı ayrı fiyat listeleri oluşturabilme imkanı
*Fiyatların istenilen döviz cinsinden tespit edilebilmesi
*Fiyat listeleri ile stok kartlarındaki fiyat haneleri arasında kopyalama imkanı
*Bir fiyat listesini bir başka listeyi kopyalayarak oluşturabilme imkanı
*Müşteri kodu veya grupları ile fiyat listeleri arasında ilişkilendirme
*Müşteri kod/grupları ile Ürün kod/gruplarının birleşik olarak fiyat listeleri ile ilişkilendirilmesi
*Satış koşulları tablosunda belirli bir müşteri/grup için belirli bir fiyat listesi üzerinden iskonto tanımlama
*Fiyat listeleri veya satış koşulları tablosunun hem Sipariş hem de Fatura içinden kullanımı
*Satış Koşulları tablosunun Sipariş ve Fatura’da kullanılmasını zorunlu tutma opsiyonu
*Elektronik ortamda gelen listeleri (text file, Excel vs…) sisteme alma imkanı
*Fiyat listesini elektronik ortamda gönderebilme imkanı
ERP Sistemi İçinde Teklif
Verilen tekliflerin izlenmesi, siparişe dönüşenler ve dönüşmeyenler, tekliflerin maliyeti, malzeme ve kapasite kullanım analizi bu modül içinde gerçekleştirilebilir. Tekliflere istinaden stok rezervasyonları yapabilir, ERP sistemi içinde sipariş entegrasyonu sayesinde bu rezervasyonları siparişe taşıyabilirsiniz.
Freedom ERP Teklif Modülü içinde yer alan MAD analizi ise teklif edilmekte olan ürünleri malzemelerine ayrıştırır, bunların stok-satınalma ve üretim sistemindeki pozisyonlarını inceler ve her malzeme için “var olabileceği” ilk tarihi belirler; cevaplanan “bu siparişi üretebilmek için gereken hammaddeleri en erken ne zaman bir araya getirebiliriz ?” sorusudur.
ERP yazılımınızı kullanarak, maliyet analizini fiyat listeleri ile birleştirerek ikinci ve yine karışık bir sorunun cevabını bu uygulamadan elde edebilirsiniz; bu sefer soruyu şu şekilde sorabilirsiniz :
Fiyat listemizden % kaç iskonto yaparsak hammaddelerin son satınalma fiyatları ile hesapladığımız ürün maliyetinin üzerinden % 30 kazanmış oluruz ?
Teklif modülü, ERP sistemi içinde soruyu okumanızdan daha kısa sürede hesaplamayı yapar ve hedef iskontoyu belirler. Bu hesaplama için ERP sistemi içinde yer alan, son satınalma fiyatı yerine fiili maliyet veya bir başka standart maliyet fiyat tablosu kullanılabilir, operasyon maliyetleri eklenebilir veya bazı “overhead” faktörleri dikkate alınabilir.
ERP yazılım içindeki yetenekleri kullanarak, bahsi geçen biri olarak MAD (Material Availability Date) analizi size çok zaman kazandıracaktır.
Yapılan analiz sonucunda :
Hangi malzemelerin süreyi uzattığını tek tek görebilir, önemli olanları kolayca seçebilirsiniz.
Her malzeme için stok – serbest miktar – ilk satınalma – üretimde kullanılacak miktarları ERP sistemi içinde görürsünüz.
Sıralamayı temini en uzun malzemeden başlayarak yapabilirsiniz.
ERP yazılımı içinde isterseniz analize esas kabul edilecek depolarınızı ve ana imalat planlarınızı seçebilirsiniz.
Tekliflerinizin Karlılığını Ölçebilirsiniz
Kolaylık ve hız sağlamaka için tasarlanmış Freedom ERP içinde daha önceden hazırlamış olduğunuz bir teklifi (veya Sipariş) analiz kısmına tekrar yazmadan çağırabilirsiniz. Yapılan analiz sonucu ister özet tablo ister her ürünün malzeme ve operasyon açılımları ile detaylı bir tablo elde edebilirsiniz.
ERP sisteminiz, teklif hazırlarken size hız ve esneklik kazandırır. Aynı anda tüm bunları doğru bilgi ile bir araya getirerek rekabet gücünüzü artırır.
ERP Sistemi içinde Sipariş
Freedom ERP / SİPARİŞ, stok – üretim – cari hesap – fiyat listeleri – configurator – ürün ağacı modülleri ile entegre çalışarak kullanıcının son derece hızlı hareket etmesini sağlar. ERP tüm sürecin içine dahil olarak, kolay yönetim sağlar.
Kullanıcı, isterse ERP sistemi içinde kendi yapısına uygun olabilecek farklı zincirler kurabilir. Bunlardan en fazla kullanılanı sipariş-sevk-irsaliye-fatura dörtlüsüdür. Ancak zincir, sipariş-irsaliye-fatura veya sipariş-irsaliyeli fatura olarak da kurulabilir.
Sipariş alımı esnasında veya daha sonra Freedom ERP içinde stoktan rezervasyon, üretim emrinden rezervasyonlar yapılabilir, farklı sevk adresi belirtilebilir, siparişi alınmakta olan ürün, Feature/Option tekniği ile konfigüre edilebilir; sipariş bilgileri daha üretim emirlerine, sevk emirlerine, irsaliyeye ve faturaya sistem içinde entegre olarak ilerler. Bütün bu süreçleri ERP yazılımı içinde izlenebilir hale getirmiş olursunuz.
Müşteri Sipariş Numarası
Firmanıza özgü numaralamanın dışında (manuel veya otomatik numaralama) müşterinizin sipariş numarası da ayrıca izlenebilir. Bu sayede ERP yazılımını kullanarak, sizin numaranız – müşterinizin kendisine ait takip numarası tek sistem içinde birleşmiş olur. Şirket içinde takibiniz kolaylaşır ve hatalar azalır.
Sevk Engeli
Satış bölümü belirli bir siparişi sevk/irsaliye işlemine ERP sistemi içinde kolayca kapatabilir (bunun bir çok nedeni olabilir). Bu sayede istenmeyen sevkler gerçekleşemez.
Kısmi Gönderim için Freedom ERP çözümü
Siparişler birden fazla sevkiyat (irsaliye , fatura) ile kapanıyor olabilir. Örneğin bir siparişe istinaden 10 farklı zamanda sevkiyat yapılabilir. Bütün kısmi gönderimler sistem tarafından izlenir ve sipariş ile ilişkilendirilir. Ancak bazı siparişler için müşteriniz, siparişinin tek seferde sevk edilmesini ve kısmen gönderilmemesini isteyebilir. Sipariş kaydı esnasında “Kısmi Gönderim Engeli” aktif edildiğinde bu durum sistem tarafından izlenmeye başlar, ilgili siparişe ait herhangi bir kısmi sevk engellenir.
Esnek Fiyatlama ve İskonto
Freedom ERP /SATIŞ sistemi içinde çok farklı metodlar ile fiyatlandırma yapılabilir:
Fiyatlandırma, stok kartları üzerindeki fiyat haneleri kullanılarak veya fiyat listelerinden herhangi biri seçilerek yapılabilir.
Satış koşulları tablosu ile her iki fiyat kaynağı parametrik kullanılabilir
Siparişin her satırı farklı para birimleri cinsinden fiyatlandırılabilir.
Siparişin her satırında YPB-TL değişim endeksi farklı olabilir
Sistem, satış koşulları tablosunu esas alarak manuel kapatılabilir.
Yazılım içinde siparişin her satırı için 4 ayrı iskonto yapılabilir.
İskontolar toplam üzerinden, bakiye üzerinden ,sabit tutarlı olabilir.
Yazılımın içinden siparişin her satırına farklı KDV oranı uygulanabilir.
Tolerans ve Otomatik Kapatma
Siparişlerin doğru kapanması, bakiyelerin doğru izlenmesi için gereklidir. Satılan ürün Kg, Lt veya Metre gibi birimlere sahip ise sevkiyat esnasında sipariş miktarının aynısı kadar sevk edebilmek imkansız olabilir. Bu durumda tolerans tanımları devreye girer.
ERP sisteminin içinde her sipariş satırının farklı toleransı olabilir, her satır kendi tolerans limitine göre kapanır veya açık kalır. Tolerans tanımları ile kapanamayan sipariş satırları istendiğinde manuel müdahale ile de kapatılabilir. Böylece tek merkezden herkesin izleyebileceği aksiyonlar yapılmış olur.
Freedom ERP’de Rezervasyon
Sipariş girişi yapılırken aynı zamanda stok veya üretim sistemi üzerinde rezervasyonlar yapılabilir. Bu rezervasyonlar manuel veya otomatik (stok sistemi üzerinde yapılanlar) gerçekleştirilebilir.
Rezervasyon yapmak müşteriye yapılacak sevkiyatı garanti altına alır; sipariş esnasında bir veya daha fazla ambar üzerinde rezervasyonlar yapılabileceği gibi açık üretim emirleri üzerine de rezervasyon yapılabilir.
Yapılan rezervasyon bir stok partisinin tamamı veya bir kısmı için olabilir, rezervasyon işlemi kullanıcının seçimine bağlı olabileceği gibi otomatik olarak da gerçekleşebilir.
ERP sistemi içinde yapılan rezervasyonlar kaydedildikleri an hem diğer kullanıcılar tarafından görülür hem de sevkiyat garantilenmiş olur. ERP sistemi ile hatalar azalmış ve önlenmiş olur.
Siparişten Üretime ERP İçinde Bilgi Akışı
Sipariş girişi esnasında rezervasyonlar ile karşılanan miktarların dışında kalan kısımlar için istenirse otomatik olarak imalat talebi de yaratılabilir. Yaratılan talep kullanıcı tarafından düzeltilebilir veya bazı ekler yapılabilir. Örneğin kullanıcı imalat taleplerini otomatik olarak yaratabilir ve daha sonra tolerans bilgilerini ekleyebilir veya miktarları değiştirebilir.
Değişik siparişlerin yarattıkları talepler üretim emrinde toplanırlar. Üretim emrine entegre olmuş bir talep doğrudan değiştirilemez. Bu sayede ERP yazılımı ile sistem entegrasyonu korunmuş olur. Kullanıcı üretim emrinden geri dönerek talebi değiştirebilir (üretim emri aşamasında talep edilen miktarlar üretim personeli tarafından incelenir, gerekiyor ise miktarsal değişiklikler yapılabilir).
Configurator Kullanımı
Sipariş girişi esnasında veya daha sonra, siparişin her kalemi için configurator kullanılabilir. Bu sayede siparişi alınmakta olan ürünün eğer müşteri tarafından seçilebilen opsiyonları var ise, bu bilgiler sisteme aktarılmış olur. Bu noktadan itibaren üretim talebi, üretim emri, malzeme ihtiyaç planı, irsaliye ve fatura yapılmış olan konfigürasyonu bilerek hareket etmeye başlar.
* Bu konuda daha fazla bilgi için CONFIGURATOR bölümüne bakınız.
Farklı Sevk Adresi
Siparişin sevk adresi müşterinin adresinden farklı olduğu zaman siparişte ikinci bir adres daha yazmak gerekir. Sistemde bir müşteri için birden fazla sevk adresi tanımlanabilir. Eğer sevk adresi daha önceden sisteme kayıt edilmemiş ise bu aşamada yazılabilir. Eğer önceden mevcut olan bir adres ise çağrılarak kullanılabilir.
Freedom ERP’de Siparişin İzlenmesi
Siparişin izlenmesi sistemde bir çok farklı rapor vasıtasıyla olabileceği gibi, doğrudan sipariş formu üzerinden de bilgi alınabilir. Sipariş akıbetini bir özet sayfa halinde görüntülemek veya her satır için detaylı bilgi almak mümkündür. Sistemde her sipariş satırı, geçmiş dönemde kapatılan (devir öncesi) – sevk emri verilmiş ancak sevk bekleyen – sevk edilmiş – faturalanan – iade alınan – net kapatılan – bakiye detayında izlenmektedir.
Müşteri Kodları
Çalıştığınız müşterilerin bazıları sizden bir satınalma yaparken kendilerine ait olan stok kodlarının sizin satış evraklarınızın üzerinde yer almasını ister. Diğer bir deyim ile irsaliye ve faturanızda onların stok kodu yer almalıdır. Bu sayede onların tarafındaki işlemler kolaylaşmış olacaktır.
Freedom ERP sisteminde kendinize ait kod sistematiğini hiç bozmadan müşterilerinizin bu isteğini kolayca karşılayabilirsiniz.
Freedom ERP Sistemin Özellikleri
Sistem Stok Kodu-Müşteri Stok Kodu setleri her müşteri için ayrı ayrı veya her grup müşteri için ayrı ayrı hazırlanabilir.
İrsaliye / Fatura / Sipariş gibi müşterinize ulaştırılabilecek tüm evraklarda :
Sadece Müşteri Kod ve açıklaması veya hem sizin hem de müşterinizin kodları beraberce yer alabilir.
Çevirme işlemi sistem tarafından otomatik gerçekleştirilir
Müşteri Kodları barkod sisteminde de kullanılabilir.
Firmanızın kod sistematiği bozulmaz, tüm analizlerinizi istediğiniz gibi yapabilirsiniz
Bir ürününüz farklı müşterilere farklı kodlar ile satılabildiği için her müşteriniz için farklı kod açarak sisteminizde kod karmaşası yaratmamış olursunuz.
Sevkiyat
İrsaliye modülü, sipariş – sevk emri – çeki listesi modülleri ile ERP yazılımı içinde entegre çalışabilir, bağlantı şekli her firmanın kendi kurgusuna göre olabilir.
İrsaliye işlemi gerçekleştiğinde uygulanan kurguya göre sipariş / sevk emri ve çeki listesine geri besleme yapar. Örneğin, bir sipariş için aşağıdaki bilgi ortaya çıkabilir.
Sipariş Miktarı 100
Sevk Emri Verilen 80
İrsaliyesi Hazırlanan (Sevk Edilen) 50
Bu sayede siparişler tüm detayı ile izlenebilir.
Genel olarak :
Bir sipariş n adet irsaliye ile gönderilebilir.
Bir Sevk Emri n adet irsaliyeye dönüşebilir.
N adet sipariş bir irsaliye ile gönderilebilir (Müşteri aynı ise)
N adet sevk emri bir irsaliye üzerinde birleşebilir.
İrsaliyeler fiyatlı veya fiyatsız olabilir.
Faturalanmamış irsaliyeler sistem tarafından izlenir.
Farklı sevk adresi irsaliye üzerinde otomatik olarak yer alabilir.
İrsaliye formu istenildiği gibi dizayn edilebilir.
İrsaliye üzerine taşıyıcının bilgileri işlenebilir.
İrsaliye – muhasebe entegrasyonu tanımlanabilir.
Sevk Emri
Sevk emri, sipariş ile irsaliye arasında yer alır, prensip olarak bir iç evraktır. Sevk Emri, satışın depoya “sevk edilebilir” mesajını sistemin içinde taşır, bir sevk emrinin içinde bir siparişe ait ürünler olabileceği gibi birden fazla sipariş veya müşteriye ait ürünler de olabilir.
Sevk Emri, Sipariş tarafından rezervasyon yapılmış ürünleri içerir; bu evrakın oluşumu ile sipariş sistemine geri besleme yapılır. Bu noktada sipariş sistemindeki rezervasyonlar Sevk Emri haline gelir ve satış bölümü raporlarında “Sevk Emri” verilmiş miktar olarak görünürler.
Sevk Emri’nin verilmiş olması sevkiyatın gerçekleşmiş olması anlamına gelmez, işlemin bundan sonraki kısmı yazılımın içinde Çeki Listesi veya İrsaliye ile devam eder.
Sevk Emri, depo alanında “toplama listesi” gibi kullanılır; irsaliye gibi matbuu bir evrak olmadığı için ERP yazılımınız içinde istenildiği gibi dizayn edilebilir.
Sistemde iki farklı sevk emri bulunur. Bunlardan birincisi yukarıda açıklanan şekilde firma-müşteri arasındaki operasyon içindir; ikinci sevk emri ise firmanın farklı noktalardaki depolarına sevk için kullanılan “Dahili Sevk Emri” dir.
Dahili Sevk Emri – Yol İrsaliyesi – Depo Teslim Alma Fişi zinciri sayesinde firma kendisine ait depolar arasında (coğrafi adresleri farklı olan) ürünlerini hem gönderebilir hem de yolda bulunanları kolaylıkla izleyebilir.
Çeki Listesi
Çeki Listesi, herhangi bir sevkiyatın ambalajlama bilgilerini, kutu / palet içeriklerini izleyen uygulamadır, prensip olarak Sipariş – İrsaliye arasında yer alır. Çeki Listesi bir sevk emrinden veya bir siparişten faydalanarak yaratılır.
ERP yazılımı ile bölümleri bir birine bağlayarak hataları azaltır, süreçleri hızlandırırsınız. Bu sayede bir çok operasyonel iyileşme gerçekleştirmiş olursunuz. Freedom ERP tüm süreçleri doğru ve hızlı olacak şekilde yazılım içinde kayıt altına alıp, işletme içinde bilgiyi taşımaya odaklanmıştır.